Reuniões improdutivas: desperdícios de tempo, dinheiro e energia

Você já pensou quanto tempo, dinheiro e energia são desperdiçados todos os dias em sua organização devido a reuniões improdutivas?

Como afirmou Peter Drucker “O tempo é o recurso mais escasso. Se não for bem administrado, nada mais poderá ser administrado”.

Obviamente, o impacto devido a esse fato acontece de várias maneiras: sobre a capacidade de produção de resultados da equipe; nos custos (quanto custam as horas dos executivos desperdiçadas em reuniões inúteis?); na quantidade de horas adicionais que a sua equipe vai precisar trabalhar para entregar o que precisa, e recuperar o tempo gasto em reuniões que não funcionaram; quanto na satisfação, engajamento e qualidade de vida dos colaboradores.

Participar de uma reunião com discussões que não chegam a lugar algum e que não geram qualquer resultado traz frustração e desmotivação.

Na pesquisa realizada por Michael Mankins, sócio do escritório da Bain & Company em São Francisco, EUA, foi constatado que executivos da alta administração dedicam cerca da metade (22 horas) das horas de trabalho semanais em reuniões. Já na média gerência, essa porcentagem é de cerca de 35% do tempo (15 horas), além de outras 4 horas complementares necessárias para a preparação de material para as reuniões.

Se considerarmos o efeito cascata dessas reuniões, por todos os níveis da organização, a quantidade de tempo consumida é imensa. Com isso, aproximadamente 15% do tempo coletivo da organização é gasto em reuniões, e essa quantidade vem crescendo ano a ano, nos últimos 10 anos [1].

Tudo estaria certo, se as reuniões fossem efetivas. Reuniões são importantes atividades para as organizações por possibilitarem que problemas sejam discutidos e solucionados, informações sejam compartilhadas, decisões sejam tomadas, conquistas sejam celebradas, de forma colaborativa. Mas quando não funcionam, se transformam em um grande custo – financeiro e não financeiro.

A má notícia é que, segundo a pesquisa, mais da metade das reuniões são avaliadas como improdutivas pelos executivos [1].

Os principais motivos para isso são: os propósitos das reuniões não são claros para todos, o que gera falta de engajamento e interesse; os participantes não sabem qual o seu papel nas reuniões e não se preparam adequadamente, dificultando a avaliação de opções e a tomada de decisões; a maioria dos participantes executa outras tarefas durante as reuniões (interagem via e-mail e redes sociais, navegam na internet etc.) [3]; e há falhas no planejamento, na condução e no acompanhamento de reuniões, por falta de procedimentos padronizados, além de infraestrutura inadequados

Na minha experiência profissional, como executivo e como consultor, concluo que atualmente os profissionais em geral, e em especial os executivos, vivem uma síndrome de “reunião para tudo”. E mais, ao que parece, há uma compulsão involuntária a aceitar convites de reunião, da mesma maneira que gostamos de receber mensagens pelas redes sociais e e-mails. Isso faz nos sentirmos importantes e há uma descarga do hormônio dopamina no nosso corpo, causando uma sensação de prazer. Por isso, os convites são aceitos tão facilmente. Mas os custos podem ser enormes, e geralmente não há alguém cuidando disso nas organizações.

REFERÊNCIAS

  1. BRAHM, Cris, MANKINS, Michael e CAIMI, Greg, Your scarcest resource. Harvard Business Review, Maio 2014.
  2. HAWKINS, Charlie. O Segredo das Reuniões Produtivas. São Paulo: Editora Saraiva. 2013.
  3. MANKINS, Michael e GARTON, Eric. Tempo, Talento e Energia: Supere as amarras organizacionais. Barueri: Editora Novo Século (Harvard Business Review Press em parceria com Bain & Company). 2017
  4. The ugly truth about meetings. Infográfico criado pela Visual.ly em colaboração com a Fuze e divulgado na internet pelo Jornal do Empreendedor (jornaldoempreendedor.com.br).
  5. Meeting facilitation skills. Harvard Law School Special Report. 2012

SCHWARZ, Roger. The Skilled Facilitator Fieldbook. New Jersey, USA: John Wiley & Sons. 2016.

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Newton Rodrigues Lima

Newton Rodrigues Lima

É palestrante e professor de cursos de MBA da FGV e do IAG da PUC-Rio há mais de 20 anos, tendo recebido diversos prêmios. Sócio e CEO da Blueway Consultoria. Possui mais de 30 anos de experiência como executivo de organizações nacionais e multinacionais. É consultor de empresas nas áreas de estratégia, marketing, vendas, operações e RH. Possui Ph.D. em Business Administration (Flórida, EUA), Mestre em Engenharia de Produção (Califórnia, EUA), com especialização em Negociação pela Harvard Law School e em Mediação, pelo Centro Brasileiro de Mediação e Arbitragem (CBMA), é Engenheiro de formação.
Newton Rodrigues Lima

Newton Rodrigues Lima

É palestrante e professor de cursos de MBA da FGV e do IAG da PUC-Rio há mais de 20 anos, tendo recebido diversos prêmios. Sócio e CEO da Blueway Consultoria. Possui mais de 30 anos de experiência como executivo de organizações nacionais e multinacionais. É consultor de empresas nas áreas de estratégia, marketing, vendas, operações e RH. Possui Ph.D. em Business Administration (Flórida, EUA), Mestre em Engenharia de Produção (Califórnia, EUA), com especialização em Negociação pela Harvard Law School e em Mediação, pelo Centro Brasileiro de Mediação e Arbitragem (CBMA), é Engenheiro de formação.

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