Cinco dicas para evitar os desperdícios de tempo, dinheiro e energia com reuniões inúteis

Quantas vezes, ao voltarmos para a nossa mesa de trabalho, após aceitarmos o convite e participarmos de uma reunião na empresa, nos perguntamos: O que eu fui fazer nessa reunião? Como posso recuperar as horas perdidas, e que vão me obrigar a trabalhar após o horário?

Os colegas de trabalho, mesmo que sem intenção, acabam se apossando, sem permissão, de um dos recursos mais valiosos que existe para qualquer indivíduo: o tempo.

Reuniões são atividades muito relevantes para as organizações por possibilitarem que os profissionais interajam de maneira colaborativa para discutir projetos, solucionar problemas, compartilhar informações, tomar decisões, entre outros. Mas se forem mal organizadas, com falhas no planejamento, na condução e/ou no acompanhamento, podem gerar custos de tempo, dinheiro e energia espantosos para a empresa e para todos os envolvidos.

Como resolver isso? Há alguns caminhos.

Primeiro, é considerar que cabe à empresa e aos seus executivos valorizarem e administrarem o tempo organizacional com capricho e zelo. Precisam estabelecer procedimentos claros para o planejamento, a condução e o acompanhamento de reuniões, e fazerem com que sejam cumpridos por todos os colaboradores.

Segundo, que o facilitador (ou mediador) da reunião seja muito bem escolhido. O papel deste profissional é assegurar a dinâmica da reunião, incentivar a participação de todos, administrar conflitos, manter o foco nos temas e no propósito da reunião, e ser rigoroso no controle do tempo.

Terceiro, é cada profissional ser mais seletivo na hora de decidir se vai ou não participar dessa ou daquela reunião. E se não puder participar, por um motivo de força maior, que indique um substituto tecnicamente preparado e com autonomia para tomar decisões em seu nome, se necessário.

Quarto, é cada um criar o hábito de retornar para quem convocou a reunião, de maneira assertiva e educada, quando o convite não indicar com clareza qual é o propósito da reunião, qual é a pauta, qual é o seu papel (o que se espera dele), e o que precisa preparar para alcançar esse propósito, além de outras informações administrativas (data, hora, duração, local etc.).

Quinto, a empresa adotar uma ferramenta (sistema computacional específico) que facilite os organizadores a se lembrarem de todos os itens necessários à gestão das reuniões, que contribua para o planejamento, a convocação, o monitoramento da participação dos gestores, avalie a efetividade das reuniões, divulgue a Ata e, além disso, que colabore com o acompanhamento da execução das ações e tarefas decididas durante a reunião. A Blueway Consultoria e a New-I Mídia interativa possuem uma solução para resolver este problema de reuniões improdutivas.

E então, o que você fará na sua organização para evitar esse enorme custo – financeiro e não financeiro – de reuniões improdutivas?

REFERÊNCIAS

  1. BUTLER, Ava. Mission Critical Meetings: 81 Practical facilitation techniques. Tuckson, USA: Wheatmark. 2014.
  2. HAWKINS, Charlie. O Segredo das Reuniões Produtivas. São Paulo: Editora Saraiva. 2013.
  3. MANKINS, Michael e GARTON, Eric. Tempo, Talento e Energia: Supere as amarras organizacionais. Barueri: Editora Novo Século (Harvard Business Review Press em parceria com Bain & Company). 2017
  4. MANKINS, Michael, BRAHM, Cris e CAIMI, Greg, Your scarcest resource. Harvard Business Review, Maio 2014.

The ugly truth about meetings. Infográfico criado pela Visual.ly em colaboração com a Fuze e divulgado na internet pelo Jornal do Empreendedor (jornaldoempreendedor.com.br).

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Newton Rodrigues Lima

Newton Rodrigues Lima

É palestrante e professor de cursos de MBA da FGV e do IAG da PUC-Rio há mais de 20 anos, tendo recebido diversos prêmios. Sócio e CEO da Blueway Consultoria. Possui mais de 30 anos de experiência como executivo de organizações nacionais e multinacionais. É consultor de empresas nas áreas de estratégia, marketing, vendas, operações e RH. Possui Ph.D. em Business Administration (Flórida, EUA), Mestre em Engenharia de Produção (Califórnia, EUA), com especialização em Negociação pela Harvard Law School e em Mediação, pelo Centro Brasileiro de Mediação e Arbitragem (CBMA), é Engenheiro de formação.
Newton Rodrigues Lima

Newton Rodrigues Lima

É palestrante e professor de cursos de MBA da FGV e do IAG da PUC-Rio há mais de 20 anos, tendo recebido diversos prêmios. Sócio e CEO da Blueway Consultoria. Possui mais de 30 anos de experiência como executivo de organizações nacionais e multinacionais. É consultor de empresas nas áreas de estratégia, marketing, vendas, operações e RH. Possui Ph.D. em Business Administration (Flórida, EUA), Mestre em Engenharia de Produção (Califórnia, EUA), com especialização em Negociação pela Harvard Law School e em Mediação, pelo Centro Brasileiro de Mediação e Arbitragem (CBMA), é Engenheiro de formação.

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